Szarvasgombát gyűjteni csak érvényes gyűjtési napló birtokában lehet, ezért a gyűjtőknek a 2018 előtt kiállított gyűjtési naplókat 2018. április 30-ig kell benyújtaniuk érvényesítés céljából a Nemzeti Élelmiszerlánc-biztonsági Hivatalhoz (Nébih).
A hivatal május első hetében kezdi meg az érvényesített dokumentumok postázását.
A gyűjtési naplók személyesen vagy postai úton nyújthatók be érvényesítésre, amelynek részleteiről a Nébih honlapján tájékozódhatnak.
A beérkezett naplókat a Nébih évszámmal ellátott hologramos matricával érvényesíti és az érvényesítést követő év április 30. napjáig maradnak érvényben. Az érvényes gyűjtési naplók sorszáma megtekinthető a Nébih honlapján, ahol az adatok havi gyakorisággal frissülnek.
Azok a naplók, amelyeket a tulajdonosaik nem juttatnak el a megadott határidőre a Nébih-hez, 2018. május 1-i hatállyal érvényüket veszítik.